Erstellung von komplexen technischen Dokumentationen aus Datenbanken

Das Problem dürfte vielen bekannt sein: Produkte und deren Spezifikationen werden immer komplexer. Um diese technischen Spezifikationen potentiellen Kunden zur Verfügung zu stellen, sind diese übersichtlich aufzubereiten und zusätzlich ist das Firmen CI umzusetzen. Damit Änderungen an den Spezifikationen sowohl einfach umzusetzen, als auch die Daten für mehrere Kanäle (Web, Print) genutzt werden können, müssen die Daten in einer zentralen Datenbank verwaltet werden (Database Publishing).

Michael Diederich, 06.12.2017

Im Folgenden soll ein Lösungsansatz dafür anhand der Erstellung von Fahrzeug-Preislisten für PKW und Nutzfahrzeuge vorgestellt werden.
Bislang wurden diese Preislisten durch Agenturen manuell in Grafik-Tools (z.B. InDesign) erstellt. Dieses Vorgehen führt zu folgenden Problemen:

• Die Kontrolle der Datenqualität ist sehr aufwändig, da sämtliche Änderungen manuell durch Grafiker umgesetzt werden. Eine direkte Änderung durch Datenexperten ist nicht möglich.
• Die Konsistenz der Gestaltung und Daten ist gering. Dies führt regelmäßig zu Problemen bei Änderungen im Layout der Preisliste oder den Daten.

Anforderungen

Zusammengefasst führte das zu folgenden Anforderungen an den automatisierten Prozess zur Erstellung der Preislisten:

• Vollautomatische Erstellung druckfähiger Dokumente basierend auf einer Datenbank
• Manuelle Optimierung dieser Druckdokumente durch Grafiker möglich (Störer, Sonderaktionen, Seitenumbrüche, keine Änderung der „Daten“)
• Nutzung „genormter“ Bausteine für den Aufbau der Druckdokumente
• Einfache Konfiguration neuer Druckdokumente basierend auf einem Baukastensystem
• Gute Wartbarkeit des Designs bei Änderungen am CI (Logo, Schriften)

Basierend auf diesen Anforderungen wurde für die Umsetzung der Preislisten der InDesign Server® von Adobe® als zentrale Komponente ausgewählt.

Adobe® InDesign Server®

Der Adobe® InDesign Server® stellt eine Ergänzung zu Adobe® InDesign® dar, dem Marktführer in der Gestaltung grafischer Dokumente. Im Gegensatz zur Desktop Applikation verfügt der Server über keine eigene Oberfläche sondern kann lediglich über Web Services angesprochen werden. Dies kann genutzt werden, um Vorlagen (InDesign Templates) mit dynamischen Inhalten aus Datenbanken zu befüllen und diese zum Beispiel als PDF Dokumente auszugeben:

Lösungsskizze

Die Umsetzung des automatisierten Prozesses zur Generierung von Preislisten basiert auf folgender Architektur:




Der Ablauf der Erstellung ist wie folgt:

• Ein Grafiker erstellt in Adobe® InDesign® eine Vorlage mit alle Designvorgaben für die Elemente im Dokument.
• Diese Vorlage wird auf dem InDesign Server® bereitgestellt.
• In einer lokalen InDesign® Installation werden die JavaScript-Dateien programmiert, getestet und später ebenfalls auf dem InDesign Server® bereitgestellt.
• Über den Lucee-Server steuert das Datenteam sowohl die Pflege der Daten, als auch die Auswahl der Daten für die Dokumente.
• Nach abgeschlossener Datenpflege und der Steuerung der Inhalte, können die Enduser die Dokumente über den Lucee-Server abrufen.
• Lucee bereitet die Daten für die Anfragen für den InDesign Server® auf und ruft dort das gewünschte Dokument als PDF oder IND Dokument ab.

Die erstellten PDF Dokumente dienen zur Kontrolle der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit. Sofern diese Version vom Kunden frei gegeben wird, kann die Preisliste durch die Grafiker finalisiert werden. Auf Basis der ebenfalls – mit allen Daten generierten – Preisliste im IND Format kann ein Grafiker die Preisliste um grafische Elemente auf dem Deckblatt ergänzen und die Seitenumbrüche optimieren. Anschließend kann die Preisliste in den Druck gehen.
Im Folgenden sind einige Ausschnitte aus den generierten Dokumenten zu sehen. Man erkennt deutlich, dass sich mit dieser Technik sehr komplexe tabellarische Darstellung individuell umsetzen lassen. Sogar Fußnoten und beliebige textuelle Elemente können in die Dokumente integriert werden:

Fazit

Durch die automatisierte Generierung komplexer Druck-Dokumente aus Datenbanken werden Fehler vermieden und Kosten reduziert. Für die effiziente Erstellung eines Automatisierungsprozesses steht mit den Adobe InDesign Eco-System eine extrem leistungsfähige Lösung zur Verfügung. Mit dieser Plattform ist die Generierung einzelner Dokumente in sehr kurzer Zeit möglich.
Neben der schnellen und professionellen Erzeugung von Preislisten sind mit dieser Technik natürlich auch andere Arten von Dokumenten erstellbar:

• Financial Reports
• Produktkataloge
• Kundenindividuelle Druck-Dokumente
• Online Modifikation von vorgefertigten Druck-Dokumenten

Wenn auch Sie von den Möglichkeiten automatisiert erstellter Dokumente profitieren wollen, sprechen Sie mich, an um Ihre Anforderungen unverbindlich zu diskutieren.